Онлайн кассы: просто о сложном

Пролог

Летом 2016 года вступили в действие поправки к федеральному закону 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа". Согласно этим поправкам, с 1 июля 2017 года все кассовые аппараты должны уметь отправлять сведения о продажах в налоговую инспекцию, но не напрямую, а через оператора фискальных данных (ОФД).

И если для тех продавцов, кто применяет в своей деятельности УСН или ОСН особо ничего не изменится, разве что придется раскошелиться на новую кассу или модернизацию старой, то для продавцов на ЕНВД и ПСН изменения будут более существенными — все-таки придется поставить кассовый аппарат, да не простой, а сразу с фискальным накопителем.

Да и еще, всем придется заключить договор с ОФД на оказание услуг по передаче данных в налоговую. Как вы уже наверное поняли — договор с ОФД будет стоить денег — что-то в районе 3000 руб., плюс-минус.

Онлайн касса — что ты такое?

По сути, онлайн касса это обычный кассовый аппарат, но с несколькими отличительными признаками:

1. Первое и самое главное — вместо ЭКЛЗ теперь устанавливается фискальный накопитель.
2. Теперь кассовый аппарат будет отправлять копию чека в ОФД и даже покупателю.
3. На самом чеке будет напечатаны QR-код и ссылка, по которым покупатель может проверить легитимность продажи.
4. В корпусе онлайн кассы встроен Ethernet/GPRS и/или WiFi модуль — данные же надо как-то отправлять.

И сразу возникает закономерный вопрос: а что если просто взять и модернизировать старую кассу под новые требования? Выкидываем ЭКЛЗ (в налоговую конечно же), ставим фискальник и модуль GPRS и/или WiFi и готово! В общем-то примерно так это и выглядит.

Минус в том, что не все кассы можно доработать и тогда придется купить онлайн кассу и пройти через семь кругов ада, а именно: снять старую кассу с учета, заключить договор с ОФД, поставить новую кассу на учет в налоговую, настроить и т.д. В общем, будет весело.

Онлайн касса: как это работает?

Для покупателя сам процесс оплаты не изменился. Все самое интересное происходит внутри онлайн кассы:

1. После того, как покупатель оплатил покупку, онлайн касса создает чек.
2. Сформированный чек заносится в память* фискального накопителя и подписывается фискальными данными.
3. Затем чек обрабатывается фискальным накопителем и передается ОФД.
4. В свою очередь, ОФД отправляет обратно информацию о том, что чек получен.
5. Какое-то время ОФД накапливает данные о продажах по кассе, а затем разом передает информацию о совершенных продажах в налоговую инспекцию.
6. По желанию покупателя, кассир может отправить чек письмом на e-mail или в виде SMS-сообщения на телефон покупателя — в этом случае на бумажном чеке указывается email или номер телефона покупателя.

Важно!
ФН может хранить в памяти до 30 чеков, а затем отправляет их в ОФД. Если в момент отправки у вас возникли проблемы с передачей данных, например отвалился интернет, то вы не можете работать по кассе до тех пор, пока ФН не отправит чеки в ОФД. Другими словами — без интернета вы можете пробить по онлайн кассе не более 30 чеков! Если интернета нет, а чеков в памяти уже накопилось 30, то сидим и ждем, пока дадут электричество интернет.

Вот вам картинка для наглядности. С первого раза может показаться, что без бутылки тут не разберешься. На самом деле все просто.

Онлайн касса: реквизиты в чеке

1. Наименование организации.
2. Номер чека и расчетный признак.
3. ФИО кассира или адрес сайта.
4. Наименование, количество и стоимость товаров или услуг.
5. Налоговая ставка, НДС.
6. Стоимость со скидкой и НДС.
7. Форма и способ оплаты: наличными или электронный платеж.
8. QR-код с информацией о чеке.
9. Заводской номер ФН.
10. Заводской номер кассы и регистрационный номер кассы (выдается в налоговой при регистрации).
11. ИНН организации.
12. Система налогообложения.
13. Адрес продажи.
14. Дата и время продажи.
15. Номер смены.
16. Порядковый номер чека и его фискальный признак.

И еще одна картинка для наглядности:

Адрес торговой точки меняется в зависимости от способа торговли. Например, если кассовый аппарат установлен в помещении, то указывается адрес. Если ведется выездная торговля, то указывается регистрационный номер и модель автомобиля. Если продажу осуществляет интернет-магазин, то указывается адрес сайта, а вот фамилию кассира в этом случае указывать не обязательно. Как видите, все просто и логично.

С появлением онлайн касс появились и новые понятия. Рассмотрим их подробнее.

Оператор фискальных данных (ОФД) — организация, которая отвечает за:

• прием и передачу фискальных данных в налоговую инспекцию;
• хранение фискальных данных в течение 5 лет;
• отправку копий электронных чеков покупателю.

На сайте ФНС представлен список аккредитованных ОФД.

Реестр онлайн касс — это перечень кассовой техники, которая соответствует новым требованиям и официально одобрена ФНС России.

Фискальный накопитель (ФН) — компактное устройство, отвечающее за шифрование и передачу (с помощью модулей Ethernet/GPRS/WiFi) данных в ОФД. Раньше была ЭКЛЗ, которая только собирала и хранила данные, теперь будет фискальный накопитель. Кстати, менять ФН нужно 1 раз в 3 года (для ОСНО 1 раз в 13 месяцев), тогда как ЭКЛЗ нужно было менять 1 раз в год.

В законе описаны технические требования к фискальному накопителю. На данный момент можно купить всего одну модель ФН — «ФН-1». Сведения о каждом ФН накопителе, а так же списке совместимых моделей ККТ можно найти в Реестре фискальных накопителей на сайте ФНС.

Фискальные данные — это информация о финансовых операциях, проводимых на кассовом аппарате.

Договор с ОФД — бумажка без которой вы не сможете поставить онлайн кассу на учет в налоговой инспекции. Сменить ОФД можно самостоятельно в любой момент. Цена — примерно 3000 руб./год, плюс-минус.

Онлайн кассы: кто и как должен их применять?

Перейти на онлайн кассу придется, если вы:

• ИП или организация и осуществляете продажу товаров;
• ИП или организация и оказываете услуги населению;
• интернет-магазин;
• продаете акцизные товары, например табак или алкоголь;
• владеете сетью торговых, платежных или вендинговых автоматов.

Если вы используете в своей деятельности бланк строгой отчетности (БСО), то вам так же придется обзавестись новой техникой. Бланки теперь нужно будет печатать с помощью специальной автоматизированной системы, которая так же передает данные в налоговую. Сделать это нужно будет с 1 июля 2018 года.

Онлайн кассы: когда?

Если вы применяете две системы налогообложения, например УСН и ЕНВД, то перейти на онлайн кассу вам придется с 1 июля 2017 года. Ключевым фактором здесь является УСН. Если по УСН вы принимаете оплату только по безналу на р/с, то применять онлайн кассу нужно будет с 1 июля 2018 года, как для ЕНВД и ПСН.

Онлайн кассы: кто может не применять?

Если вы есть в списке ниже, то можете спать спокойно, онлайн кассу ставить вам не обязательно. Пока.

• Мастерские по ремонту обуви;
• Продавцы на не оборудованных рынках — проще говоря, бабушки, торгующие огурцами с грядки;
• Продавцы с цистерн и телег;
• Газетно-журнальные киоски;
• Владельцы квартир, которые сдают жилье к аренду, разумеется если вы физ. лицо;
• Организации, которые работают только по безналу;
• Кредитные организации и компании, осуществляющие свою деятельность на рынке ценных бумаг;
• Общепит в образовательных учреждениях;
• Религиозные учреждения;
• Продавцы предметов народного промысла и почтовых марок.

Если вы находитесь в е***ях, где даже дорог нормальных нет и вообще до вас трудно добраться, то вы так же можете работать без онлайн кассы. Перечень таких мест будет определяться на региональном уровне.

Онлайн кассы: уже стОит переходить или все-таки подождать?

Хороший вопрос. Постараюсь объяснить просто и доступно.

Если вы на ЕНВД — можете не торопиться и подождать до мая-июня 2018 года и там потихоньку начать переход на онлайн кассу. Зачем вам сейчас весь этот "геморрой"? А по другому и не назовешь. Чуть ниже объясню, почему. Вполне вероятно, что до следующего года вы успеете закрыться, а потом иди и продавай эту кассу через всем известный сайт частных объявлений. В общем, ждите. Ну или решайте сами. Можете заранее перейти на онлайн кассу и спать спокойно.

Если вы из числа тех, кто с 1 июля 2017 года обязаны перейти на онлайн кассы — то самое время начать. Так как завод-производитель фискальных накопителей всего один, а страна у нас большая. Да и с поставками самих онлайн касс бывают перебои. Так что как раз к 1 июлю успеете. И не важно, нужно ли вам просто модернизировать старую кассу или купить новую. Даже в самой налоговой еще толком не понимают, что к чему. Не верите? Позвоните сами и убедитесь.

Весь переход у вас займет какое-то время:

• нужно доработать старый кассовый аппарат или купить новый;
• заключить договор с ОФД;
• снять с учета старую кассу и/или поставить на учет новую онлайн кассу;
• решить вопрос с интернетом (если еще не решен) на торговой точке;
• решить вопрос с учетом, например если вы работаете в 1С — наверняка придется что-то допиливать;
• и еще какие-то вопросы, которые обязательно появятся в процессе перехода.

Наше государство заботится о нас, поэтому не забыли и про штрафы, если вы вдруг где-то накосячили:

А теперь немного пряников. В ряде случаев штрафовать будут не сразу. Можете отделаться устным или письменным предупреждением. Но если влетите повторно — могут прикрыть вашу лавочку аж до 3-х месяцев. Придется идти временно подрабатывать в такси. Сурово? А как вы хотели. Заниматься бизнесом в России вообще занятие не из легких.

Онлайн касса: как выбрать?

Чтобы выбрать онлайн кассу, которая подойдет для вашего бизнеса, вам нужно ответить на несколько простых вопросов:

Станет ли ваша онлайн касса частью автоматизации бизнеса? Если ответ положительный, то лучше выбрать кассу, которая без особых сложностей интегрируется в популярные программы, например 1С. Если нет, то можете купить простую онлайн кассу, которая будет просто печатать чеки и, при необходимости , сможет выгрузить сводку о продажах хотя бы в таблицу Excel.

Вы занимаетесь продажей алкогольной продукции? Или собираетесь добавить акцизную продукцию в ассортимент в будущем? Если да, то касса должна быть адаптирована для ЕГАИС.

Сможете ли вы сами обслуживать онлайн кассу? Если нет, то лучше заключить договор с сервисным центром, чтобы в случае чего вам смогли оперативно оказать помощь в устранении проблемы. Как вы понимаете, без работающей кассы работа в магазине встанет = потеря денег. А это как-то противоречит самой идее предпринимательства.

Полезные ссылки

Проверка заводского номера ККТ на сайте ФНС

Бесплатное приложение от АО ГНИВЦ для Android для проверки чека

Проверить чек через ПК можно на сайтах ОФД. В скором времени проверить чек можно будет и на сайте ФНС.

Если после прочтения данной статьи у вас все равно остались вопросы, то вы можете позвонить или написать нам. Будем разбираться вместе.

На этом все. Спасибо, если осилили до конца. Успехов в вашем бизнесе!