Организации общаются между собой, отправляя друг другу документы: счета-фактуры, накладные, договоры. Каждый раз, когда одна фирма хочет что-то сообщить другой фирме, она оформляет документ и отправляет его адресату. Это процесс документооборота. В своем традиционном виде, очень медленный процесс.
Можно месяцами ждать подписанное соглашение, которое постоянно теряется в пути. Закрывать бухгалтерские периоды с ошибками в расчетах из-за того, что счет еще не пришел от контрагента. Для предотвращения этих проблем был придуман электронный документооборот.
Зачем переходить на ЭДО?
- Меньше бумаги в организации. Бумажные документы — это громоздкая инфраструктура из прошлого века. А место для хранения бумаги, картриджей и самих принтеров лучше отдать под рабочие места операционных сотрудников и получать дополнительную прибыль.
- Меньше денег на содержание архива. Электронные документы не занимают много места, их легко искать и систематизировать.
- Автоматизация. Меньше ручных действий — меньше сотрудников «перекладывающих бумажки».
- Документы реже теряются. Система надежно хранит всю переписку, всегда можно найти нужный документ по поиску.
- Выше скорость документооборота. Документы доставляются практически мгновенно. Всегда можно узнать, приняла ли вторая сторона документ.
- Легкое общение с налоговой службой. Необходимые документы теперь можно просто выгрузить из системы и отправить в инстанцию, законодательство такое позволяет.
По информации газеты «Коммерсант», при переходе на ЭДО:
- Сотрудники на 30% меньше тратят времени на согласование документов;
- В три раза снижаются затраты расходные материалы;
- До 25% растет производительность труда;
- До 80% меньше трат на хранение документов.
Ежегодно стабильно прирастает количество электронных документов. Практически каждый месяц дорабатывается законодательство в сфере ЭДО, открывая новые возможности. Например, уже давно можно сдавать отчетность в налоговую в электронном виде.
Как понять, что пора внедрять ЭДО
Тут всё просто. Чем больше мешает развиваться бизнесу бумажный документооборот, тем быстрее надо переходить на ЭДО:
- Много контрагентов, каждому нужен свой пакет документов. С таким сталкиваются компании из сферы логистики.
- Большое количество документов. Расходы на документооборот стали внушительной статьей расхода.
- Документы часто теряются. Например, каждый операционный сотрудник ведет несколько несвязанных заказов и делает пакеты документов для разных поставщиков и клиентов. Без автоматизации тут легко запутаться и что-то потерять, из-за этого придется отправлять документы повторно.
- Руководство организации не может отследить потоки документов. Требуется дополнительно формировать отчеты и собирать статистику.
Что такое электронная подпись
Для того, чтобы защитить электронные документы от подделки, необходима электронная цифровая подпись — цифровой ключ, записанный на флешку или другой носитель, который шифрует файлы таким образом, чтобы адресат мог проверить авторство документа. Есть три вида ЭЦП:
Простая электронная подпись (ПЭП)
Этой подписью можно подписывать файлы, но нет гарантии, что файлы не будут кем-нибудь изменены. Мы создаем такую подпись каждый раз, когда вводим одноразовый пароль, который прислал нам банк, чтобы получить доступ к личному кабинету и оплатить коммунальные платежи.
Неквалифицированная электронная подпись (НЭП)
С помощью нее можно узнать о том, кто автор документа и внесенных после отправки изменениях в файле. Документ, подписанный такой подписью в некоторых случаях может заменить бумажный.
Квалифицированная электронная подпись (КЭП)
Подпись с самыми широкими возможностями. Документ, который был подписан с использованием КЭП, считается документом, подписанным лично.
Подписи или сертификаты выдаются в центрах выдачи, адреса которых можно найти, посетив сайт Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций.
От того, чем занимается фирма, зависит цена сертификата. Чтобы просто сдавать отчетность и переписываться с контрагентами, потребуется «классический» базовый сертификат. Его стоимость будет около 3000 ₽ за один год использования. Для большинства задач этого сертификата достаточно. А в случае, если фирма участвует в торгах или делает запросы в Росреестр, потребуется докупить необходимые сертификаты.
Кто такие операторы ЭДО
Оператор ЭДО — организация, которая даёт доступ к сервису электронного документооборота. Благодаря операторам ЭДО организации могут работать с электронным документооборотом.
После того, как было принято решение о внедрении в организации ЭДО, можно выбрать оператора. Существует около шестидесяти операторов и, если ваши контрагенты подключены к другому оператору, необходимо знать, могут ли эти операторы пересылать документы между собой.
Роуминг «Точка-точка» — технология, которая позволяет отправлять документы контрагенту, подключенному к другому оператору. На сайте Ассоциации РОСЭУ есть таблица, в которой можно посмотреть, стыкуются ли операторы.
Текущее состояние взаимодействия Операторов «Точка-точка»
Несмотря на впечатляющее количество и сложную таблицу взаимодействия, выбрать оператора ЭДО довольно просто. Четыре самых крупных:
- ЗАО «ПФ «СКБ Контур»
- ООО «КОРУС Консалтинг СНГ»
- ООО «Такском»
- ООО «Компания «Тензор»
Эти компании создали роуминговый центр, т.е. при подключении к одному из четырех, можно не беспокоиться о роуминге с остальными тремя. В зависимости от оператора, способы подключения отличаются незначительно.
С чего начать переход на ЭДО
Когда вы определили, что переход на ЭДО необходим, решите, как и каким способом вы начнете работать с ЭДО. От этого зависят сроки запуска, глубина внедрения ЭДО в процессы компании, стоимость подключения и количество времени, которое потребуется для обучения сотрудников.
1. Проведите анализ своей системы документооборота и решите, кто из сотрудников будет работать с документами, кто может редактировать или согласовывать документы. Это поможет понять, сколько и каких электронных подписей нужно будет купить.
2. Купите электронные подписи. Определите сферы деятельности, в которых вы планируете электронный документооборот, чтобы выбрать верный сертификат.
3. Выберите оператора ЭДО. Ориентиром может служить количество контрагентов, работающих по ЭДО. Узнайте, с какими операторами они работают и устраивает ли их выбор.
4. Решите, каким образом вы будете использовать ЭДО в организации. У основных операторов работать с ЭДО можно двумя способами:
Веб-версия. Самый простой и дешевый способ. Чтобы попасть в систему электронного документооборота достаточно получить КЭП и доступ в интернет. Отдельно платить за доступ не надо, работу в ЭДО можно будет начать сразу после получения доступа. А электронный документооборот с контрагентами будет похож на переписку в электронной почте через интернет-браузер.
Модуль для учетной системы. Способ подходит для организаций, которые ведут учет в популярных системах, например, от фирмы 1С. Модуль – отдельная часть программы, куда можно перейти из основной программы для работы с документооборотом. Чтобы работать через модуль, его нужно будет купить у оператора, установить и настроить для работы в вашей организации. Цены на модули очень сильно различаются, но внедрение модуля редко стоит больше 15 000 ₽ для популярных учетных систем. Отдельное преимущество в том, что модуль можно доработать под нужды фирмы.
5. Обратитесь к оператору ЭДО за подключением к системе электронного документооборота. Оператор проведет внедрение и обучение ваших сотрудников работе в системе ЭДО.
6. Выберите тариф. Операторы могут брать деньги как за каждый отдельный отправленный документ, так и за предоплаченный пакет. Например, у «СКБ Контур» каждый отправляемый документ может стоить 5—7 ₽. Чем больше документов отправляет фирма, тем дешевле будет каждый документ. За входящие документы плату, как правило, не берут.
7. Пригласите контрагентов к обмену электронными документами. Теперь можно начинать работать в системе электронного документооборота.
Успехов в вашем бизнесе!
